Die wichtigsten Fragen im telefonischen Vorstellungsgespräch

​Haben Sie mehrere Wochen damit verbracht, passende Bewerber:innen für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen zu finden, erscheint die zweite Vorstellungsrunde geradezu wie das Licht am Ende des Tunnels. Nachdem Sie in der ersten Runde alle ungeeigneten Bewerber:innen ausgeschlossen haben, bleibt Ihnen nun nur noch eine Handvoll Personen, von denen eine mit ziemlicher Sicherheit demnächst zu Ihnen stoßen wird. Die Entscheidung, wer der oder die Neue wird, fällt häufig durch ein zweites Vorstellungsgespräch.

Das zweite Vorstellungsgespräch ist eine wichtige Vergleichsmöglichkeit für Sie und Ihr Team. Die Fragen, die Sie darin stellen, sollten Ihnen aufschlussreiche Erkenntnisse über die Jobanwärter:innen liefern können. Genau wie in der ersten Runde kann entscheidend sein, welche Fragen Sie stellen, um bewerten zu können, ob Ihr Gegenüber für die Rolle geeignet ist.

Zwar gibt es für das zweite Vorstellungsgespräch kein Allgemeinrezept, dennoch sollte Ihnen unsere Auswahl an Fragen für die Bewerber:innen helfen, sich ein besseres Bild zu machen und entscheiden zu können, wen Sie einstellen möchten.

Fragen für das zweite Vorstellungsgespräch:

Welche Langzeitziele verfolgen Sie in Ihrer Karriere?

Wie Bewerber:innen auf diese Frage antworten, gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie diese sich langfristig gesehen in Ihrem Unternehmen positionieren würden. Wenn sie in ihrer Antwort direkt auf Ihr Geschäft Bezug nehmen, beabsichtigen sie wahrscheinlich, dem Unternehmen treu zu bleiben, und werden sich tatkräftig dafür einsetzen, ihre eigenen Karriereziele zu erreichen, indem sie gute Arbeit für das Unternehmen leisten. Zugleich ist diese Frage ein guter Persönlichkeitstest, denn eine ehrliche Antwort kann maßgeblich zur finalen Entscheidung für oder gegen eine:n Bewerber:in beitragen.

Sind Ihnen seit Ihrem ersten Gespräch noch Fragen zum Unternehmen oder zur Position eingefallen?

Hiermit laden Sie die Bewerber:innen dazu ein, alle Fragen zu stellen, die sie beim ersten Termin vor lauter Nervosität möglicherweise vergessen haben. Und es profitieren beide Seiten von dieser Frage: Sie als Arbeitgeber, weil Sie testen können, wie gut sich Ihr Gegenüber vorbereitet hat, und die Bewerber:innen, weil sie somit all die guten Fragen loswerden können, die ihnen wahrscheinlich erst auf dem Rückweg vom ersten Vorstellungsgespräch eingefallen sind.

Was denken Sie, welche Fähigkeiten für diese Position gefragt sind?

Hierbei geht es nicht darum, die Bewerber:innen direkt danach zu fragen, was sie zu bieten haben, sondern ihr Verständnis für die Anforderungen der Rolle und ihr kritisches Denken zu testen. Das bedeutet, sie sollten ihre Fähigkeiten darlegen, aber auch in Relation zu dem setzen, was ihrer Meinung nach für die Rolle erforderlich ist.

Inwiefern wären Sie für diese Rolle weniger geeignet?

Diese Frage zwingt die Bewerber:innen, sich mit Problemen auseinanderzusetzen und Lösungsvorschläge zu finden, wie sie berufliche Hürden überwinden würden, die ihnen in der Rolle begegnen könnten. Wie zuversichtlich sie auf diese Frage reagieren, gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie stark die Motivation der Bewerber:innen ist, Leistungen zu erbringen.

Was würden Sie in unserem Unternehmen verändern?

Mit dieser Frage geben Sie den Bewerber:innen die Chance, eine konstruktive Analyse zum Unternehmen anhand der Informationen, die sie möglicherweise vor dem Gespräch eingeholt haben, durchzuführen. Für Sie ist die Frage wiederum einen Möglichkeit, zu erleben, wie die Bewerber:innen mit eher pessimistischen Fragen umgehen und für positive Veränderungen sorgen würden. Eine gute Antwort auf diese Frage könnte zum Beispiel sein, gezieltere Schulungen durchzuführen oder mehr Verantwortung an bestimmte Teammitglieder zu übergeben.

Wie schnell könnten Sie die neue Stelle antreten?

Eine klassische, aber auch wichtige Frage, da das Onboarding neuer Mitarbeitenden mitunter administrative Höchstleistungen verlangt. Sie kann auch einfach nur als Vergleich dienen, wenn manche Bewerber:innen früher antreten können als andere. Zugleich spiegelt die Antwort auf diese Frage aber auch wider, wie verpflichtet sich Ihre Bewerber:innen gegenüber ihrer aktuellen Beschäftigung fühlen und inwiefern sie den Wechsel mit Integrität vollziehen. Denn sollten sie erwähnen, dass sie ihre derzeitige Stelle ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist verlassen wollen, sollten Sie bedenken, dass sie dies in Ihrem Unternehmen möglicherweise ebenfalls tun würden.

Letztlich entscheiden gute Fragen darüber, welche:r Bewerber:in am besten für Ihr Geschäft geeignet ist. Durch ein zweites Vorstellungsgespräch können Sie sich hoffentlich einen besseren Überblick über die Kompetenz und Fähigkeiten Ihres Gegenübers verschaffen und – das ist entscheidend – herausfinden, ob diese Person gut zu Ihrem Unternehmen passt.

​Der erste Schritt ist, mit klaren, wahrheitsgemäßen Informationen über die verfügbare Stelle für die Position zu werben. Hierzu gehört neben der Stellenbeschreibung ein Anforderungsprofil.

Es ist wichtiger Bestandteil der Hilfsmittel, mit denen Personalverantwortliche ihrer Arbeit nachgehen. In einem Anforderungsprofil können Sie die Eigenschaften festlegen, die ideale Bewerber:innen besitzen sollten, etwa bezüglich ihrer Ausbildung, vorheriger Berufserfahrung und aller weiteren Merkmale, die für eine erfolgreiche Besetzung der Rolle wichtig wären.

„Viele Unternehmen stützen sich nur auf das Stellenprofil, also die enthaltenen Aufgaben, und nicht auf die Person, die eigentlich gesucht wird. Angesichts der immer höheren Nachfrage nach Fachkräften machen mitarbeiterorientierte Unternehmen aber genau das – nach Menschen suchen.“

Chris Adcock, Geschäftsführer von Reed Technology

Fünf gute Gründe für ein Anforderungsprofil:

1. In den Vorstellungsgesprächen können Sie konkreter auf die Anforderungen eingehen und der gesamte Prozess rund um die Gespräche kann verschlankt werden.

2. Bewerber:innen können sich vorab mit den Anforderungen vergleichen und entscheiden, inwieweit sie für die Position und Ihr Unternehmen geeignet sind. Das heißt, sie können ihre persönliche Eignung für die Stelle bewerten, anstatt nur ihre fachliche Kompetenz einzuordnen.

3. Es unterteilt die persönlichen Voraussetzungen, die für den Arbeitgeber wichtig sind, in zwei Kategorien: „erforderlich“ und „wünschenswert“. Somit lässt sich präzise darstellen, wonach der Arbeitgeber sucht und inwiefern die Bewerber:innen diese Kriterien erfüllen.

4. Es unterstreicht die Chancengleichheit innerhalb des Recruiting-Umfeldes des Unternehmens. Das Verbot von Diskriminierung ist im Gesetz klar geregelt. Mit einem Anforderungsprofil stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bewerber:innen anhand der für die Position relevanten Fähigkeiten bewerten;

5. also anhand einer einheitlichen Liste von Prioritäten, die im Voraus festgelegt wurden. Voreingenommenheit, Vorurteile und persönliche Motive, die für eine erfolgreiche Personalbeschaffung oft Hindernisse darstellen, lassen sich damit leichter vermeiden.

Was das Anforderungsprofil umfassen sollte

Nachfolgend sehen Sie einige Bespiele für die Art von Informationen über Bewerber:innen, die für das Anforderungsprofil relevant sein können. Überlegen Sie, welche Anforderungen für die zu besetzende Stelle angemessen sind – und welche nicht! Für manche Positionen gibt es zum Beispiel rechtliche Vorgaben, etwa ein bestimmtes Ausbildungsniveau oder konkrete Qualifikationsnachweise. Wenn Sie sich zu den Anforderungen in Ihrer Branche beraten lassen möchten, wenden Sie sich gerne hier an ein Mitglied unserer Beratungsteams. Ohne das entsprechende Wissen können hier kritische Fehler passieren, gehen Sie deshalb besonders sorgsam vor.

1. Errungenschaften – z. B. Qualifikationen, Berufserfahrung, vorausgegangene Beschäftigungen

2. Soft Skills – z. B. Beziehungsaufbau, Rhetorik, Zeitmanagement

3. Stellenspezifische Fähigkeiten – z. B. Anwendung unterschiedlicher Software oder Programme, Teammanagement

4. Charaktereigenschaften – z. B. proaktives Auftreten, Geduld, Motivation, Auge fürs Detail

5. Körperliche Eignung – z. B. Körpergröße, Sehkraft (Achtung: Diese Kriterien müssen nachweislich für die Ausführung der stellenspezifischen Aufgaben erforderlich sein und dürfen keine reine Präferenz sein.)

„Wenn Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber ähnliche Ziele verfolgen, den gleichen Berufsethos haben und ihre Arbeit ähnlich erfüllend finden, werden die Arbeitnehmer:innen langfristig hohes Engagement und Loyalität zeigen.“

Claire Harvey, Geschäftsführerin von Reed

Tipps für Verfasser

• Bleiben Sie realistisch

  Es ist selten, dass Bewerber:innen wirklich alle Kriterien erfüllen. Überlegen Sie sich also im Voraus, welche Anforderungen zwingend erforderlich sind und welche Sie wünschenswert finden.

• Finden Sie Ihre fachlichen Lücken

  Besonders erfolgreiche Teams zeichnen sich dadurch aus, dass jedes Mitglied individuelle Fähigkeiten mit in die Abteilung bringt. Überlegen Sie, ob es intern Schwachstellen gibt und beschreiben Sie diese im Abschnitt der wünschenswerten Fähigkeiten.

• Überlegen Sie, wie Sie die Kriterien bewerten werden

  Können die Bewerber:innen die gewünschten Anforderungen durch einen Test nachweisen oder im Vorstellungsgespräch demonstrieren, wenn Sie sie danach fragen? Sollte Ihnen selbst kein Beispiel einfallen, wäre es unfair, dies von den Bewerber:innen zu erwarten.

• Finden Sie den richtigen Ton

  Lassen Sie das Anforderungsprofil von einer oder zwei weiteren Personen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte angemessen formuliert haben und Ihre Wortwahl keinen Anstoß erregt.

Machen Sie das Onboarding leichter

Haben Sie Ihre Wahl getroffen, gestaltet sich das Onboarding und die Einarbeitung viel einfacher, da sie dank des Anforderungsprofils wissen, welche Kriterien der neue Mitarbeitende bereits erfüllt. Wenn Sie beispielsweise ausdrücklich nach Bewerber:innen mit exzellenten EDV-Kenntnissen gesucht haben, müssen Sie später womöglich nur eine kurz Einführung in das IT-System Ihres Unternehmens geben. Auch kann Ihnen das Anforderungsprofil helfen, passende Schulungs- und Entwicklungspläne zu erstellen, wenn neue Mitarbeitende bestimmte wünschenswerte Fähigkeiten (noch) nicht besitzen.

Recruiting-Agenturen sind auf die Erstellung solcher Anforderungsprofile spezialisiert. Nehmen Sie gerne Kontakt zu einem Mitglied unseres Expertenteams auf, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie passende Bewerber:innen finden, die Ihre Geschäftsziele näher rücken lassen.

​Herausforderungen für neurodiverse Menschen am Arbeitsplatz

Schätzungen zufolge sind 15 bis 20 Prozent der Weltbevölkerung neurodivers, das heißt, sie besitzen eine – an gesellschaftlichen Erwartungen gemessen – „untypische“ Denkweise. Der Begriff „Neurodiversität“ umfasst Menschen mit Autismus, ADHS, Dyslexie, Dyspraxie, Dyskalkulie, dem Tourette-Syndrom und chronischen psychischen Störungen wie bipolaren Störungen und Schizophrenie.

Die Förderung von Neurodiversität und Inklusion am Arbeitsplatz wirkt sich nachweislich positiv auf Unternehmen aus. Es liegt in der Verantwortung der Arbeitgeber, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden berücksichtigt und sichergestellt wird.

Jeder Mensch hat Stärken und Schwächen. Da sich die Bedürfnisse neurodiverser Menschen mitunter von jenen neurotypischer Menschen unterscheiden, werden neurodiverse Kolleg:innen häufig übergangen. Aufgaben, die anderen ganz einfach erscheinen, sind für neurodiverse Menschen manchmal mit Schwierigkeiten verbunden. Im Gegensatz dazu übertreffen ihre Stärken die ihrer neurotypischen Kolleg:innen zum Teil deutlich.

Besonders herausfordernd sind für neurodiverse Arbeitnehmer:innen vor allem die Kommunikation am Arbeitsplatz und die Pflege beruflicher Beziehungen. So fällt es manchen Beschäftigten mit ADHS schwer, in einem Meeting fokussiert zu bleiben, und sie benötigen länger, um Informationen gedanklich zu verarbeiten. Menschen mit Dyslexie hingegen haben mitunter Probleme bei der schriftlichen Kommunikation oder etwa dem Verständnis von Anweisungen, die sie per E-Mail erhalten haben. Auch gibt es viele Menschen, die nicht mündlich kommunizieren können, zum Beispiel nonverbale autistische Personen, Menschen mit körperlich bedingter Stummheit sowie Gehörlose, denen es schwer fällt, sich stimmlich zu äußern.

KI als sinnvolle Stütze

Genauso, wie ein barrierefreier Eingang Menschen mit körperlichen Einschränkungen gleichberechtigten Zugang zu ihrem Arbeitsgebäude verschaffen soll, müssen Arbeitgeber Anpassungen für neurodiverse Mitarbeitende berücksichtigen, um ihnen die gleichen Möglichkeiten zu bieten, sich in einem neurotypischen Arbeitsumfeld zurechtfinden zu können.

Arbeitgeber mit überholten IT-Systemen nutzen nicht die technologischen Möglichkeiten, die die Produktivität der Belegschaft erheblich steigern könnten.

Im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) wurden in den vergangenen Jahren beachtliche Fortschritte erzielt, sodass uns diese mittlerweile überall umgibt. Fast jedes Smartphone, jeder PC und jeder Fernseher arbeitet mittlerweile mit künstlicher Intelligenz. Auch am Arbeitsplatz lässt sich KI vielerorts entdecken:

• Gesichtserkennung als Sicherheitsmaßnahme

• Text-to-Speech-Software in Textverarbeitungsprogrammen und Browseranwendungen

• Diktiersoftware und Sprachassistenten wie Alexa, Siri und Google Assistant

• Termin-Assistenten für die meisten digitalen Kalender und To-do-Listen

• Automatisierte Workflows

• ChatGPT und andere Chatbots

• Automatische Transkription und Untertitelung

• Automatische Übersetzung und Bildersuche mit Google Lens

Die meisten Menschen betrachten KI lediglich als praktische Arbeitshilfe, doch für all jene, die mit bestimmten Beeinträchtigungen oder neurologischen Abweichungen leben, ist sie eine unverzichtbare Stütze, um ihre Arbeitsaufgaben nach ähnlichen Standards wie neurotypische Menschen erfüllen zu können, deren Gehirn genau so funktioniert, wie es die Allgemeinheit erwartet.

Die meisten KI-Systeme lassen sich kostenlos und unkompliziert in der firmeneigenen IT implementieren. Arbeitgeber müssen diese Technologie lediglich freigeben, um die Installation für die darauf angewiesenen Mitarbeitenden zu ermöglichen. Damit wäre auch ein stärker auf Inklusion ausgerichteter Arbeitsstandard geschaffen, der die Anwendung solcher Technologien in Meetings und allen anderen Kommunikationsumgebungen normalisieren würde.

Digitale Barrierefreiheit normalisieren

Allein bestimmte Hilfsprogramme wie z. B. die automatische Untertitelung von Videobotschaften standardmäßig zu verwenden, ist ein wichtiger Schritt der Rücksichtnahme auf Menschen mit nicht sichtbaren Beeinträchtigungen und Neurodiversität. Sie lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen und können enorme positive Auswirkungen für die betroffenen Mitarbeitenden haben.

Eine weitere Möglichkeit ist, Meetings grundsätzlich aufzuzeichnen und den Teilnehmenden Zugang zu mit KI erstellten Transkripten zu gewähren. Auch KI-gestützte Text-to-Speech-Software für Webseiten und jede andere Art von Bildschirmtext ist ein Hilfsmittel, das unbedingt in Betracht gezogen werden sollte. Sie kann auch im direkten Austausch zwischen Kolleg:innen und immer dann hilfreich sein, wenn eine der beteiligten Personen Schwierigkeiten hat, mündlich zu kommunizieren.

Diese Prozesse zu normalisieren kann einen echten Paradigmenwechsel für Menschen bedeuten, die zwar darauf angewiesen sind, aber sich scheuen, darum zu bitten – insbesondere, wenn es um individuelle Zugeständnisse geht. Neurodiversität ist ein Feld, das lange noch nicht abschließend erforscht ist. Und so wissen manche Betroffene mitunter erst, welche Anpassungen für sie nötig sind, wenn sie diese selbst erleben und eine positive Veränderung spüren.

Wer Schwierigkeiten mit der schriftlichen Kommunikation hat, kann Schreibassistenten wie Grammarly in das System integrieren oder für bestimmte Aufgaben einen Sprachassistenten nutzen. Manche von uns nutzen diese Tools bereits im Alltag, doch nicht alle Arbeitgeber denken daran, diese auch auf Arbeitsgeräten zur Verfügung zu stellen. Externe Webseiten und Browser-Erweiterungen werden in Unternehmen in der Regel aus Sicherheitsgründen blockiert. Wo möglich, sollten Arbeitgeber aber in Betracht ziehen, den Zugang darauf zugunsten davon profitierender Mitarbeitenden freizugeben.

Die Zukunft der KI-Systeme am Arbeitsplatz

Bereits jetzt sorgt künstliche Intelligenz für grundlegende Veränderungen am Arbeitsplatz für Menschen mit größerem Unterstützungsbedarf, um produktiver arbeiten zu können. Der fortschreitende technologische Wandel wird sicherlich dazu führen, dass uns KI künftig grundsätzlich im Arbeitsalltag begleiten wird.

Für einigen Wirbel sorgte bereits die jüngste KI-Errungenschaft, der Chatbot ChatGPT, der maschinelles Lernen und Daten aus dem Internet nutzt, um Antworten auf Userfragen zu generieren, die völlig natürlich klingen. Microsoft kaufte vor Kurzem die Plattform Open AI auf, die hinter dieser Technologie steckt, und plant die Einführung eines neuen KI-Assistenten namens „Copilot“, der in alle bestehenden Produkte integriert werden soll. Anstatt den Code zur Ausführung einer Aufgabe schreiben zu müssen, sollen Nutzer ihre Anfragen in natürlicher Sprache stellen können.

Auch in Zukunft wird jede Branche auf Fachkräfte angewiesen sein. Schon bei der Erfindung der Druckerpresse und der Einführung des ersten Fließbandes fürchtetet man, dass der Mensch früher oder später durch Maschinen ersetzt wird. Jedoch hat der technologische Fortschritt bislang nur dazu geführt, dass wir uns als Menschen weiterentwickeln konnten. Er nahm uns die Bürde monotoner Arbeit und erlaubt es uns, kreativer, innovativer und facettenreicher zu arbeiten.

Wir von Reed konnten seit der Implementierung unserer digitalen Arbeitssysteme feststellen, dass der Einsatz von Technologie wie KI im geschäftlichen Umfeld zu größerer Produktivität und einer stärkeren Arbeitsmoral in der Belegschaft anregt. Arbeitnehmer:innen mit nicht sichtbaren Einschränkungen und neurodiversen Merkmalen wissen es zu schätzen, wenn sich Arbeitgeber für ein unterstützendes, inklusives Arbeitsumfeld stark machen, in dem der Einsatz von KI gewünscht ist, Hilfstechnologien zum Standard gehören und alle, die darauf angewiesen sind, Zugriff darauf erhalten.

Wenn Sie nach talentierten Fachkräften zur Unterstützung Ihres Teams suchen oder selbst den nächsten Karriereschritt wagen möchten, kontaktieren Sie eine Reed-Niederlassung in Ihrer Nähe.