Screeningservices vor der Einstellung

​Der erste Schritt ist, mit klaren, wahrheitsgemäßen Informationen über die verfügbare Stelle für die Position zu werben. Hierzu gehört neben der Stellenbeschreibung ein Anforderungsprofil.

Es ist wichtiger Bestandteil der Hilfsmittel, mit denen Personalverantwortliche ihrer Arbeit nachgehen. In einem Anforderungsprofil können Sie die Eigenschaften festlegen, die ideale Bewerber:innen besitzen sollten, etwa bezüglich ihrer Ausbildung, vorheriger Berufserfahrung und aller weiteren Merkmale, die für eine erfolgreiche Besetzung der Rolle wichtig wären.

„Viele Unternehmen stützen sich nur auf das Stellenprofil, also die enthaltenen Aufgaben, und nicht auf die Person, die eigentlich gesucht wird. Angesichts der immer höheren Nachfrage nach Fachkräften machen mitarbeiterorientierte Unternehmen aber genau das – nach Menschen suchen.“

Chris Adcock, Geschäftsführer von Reed Technology

Fünf gute Gründe für ein Anforderungsprofil:

1. In den Vorstellungsgesprächen können Sie konkreter auf die Anforderungen eingehen und der gesamte Prozess rund um die Gespräche kann verschlankt werden.

2. Bewerber:innen können sich vorab mit den Anforderungen vergleichen und entscheiden, inwieweit sie für die Position und Ihr Unternehmen geeignet sind. Das heißt, sie können ihre persönliche Eignung für die Stelle bewerten, anstatt nur ihre fachliche Kompetenz einzuordnen.

3. Es unterteilt die persönlichen Voraussetzungen, die für den Arbeitgeber wichtig sind, in zwei Kategorien: „erforderlich“ und „wünschenswert“. Somit lässt sich präzise darstellen, wonach der Arbeitgeber sucht und inwiefern die Bewerber:innen diese Kriterien erfüllen.

4. Es unterstreicht die Chancengleichheit innerhalb des Recruiting-Umfeldes des Unternehmens. Das Verbot von Diskriminierung ist im Gesetz klar geregelt. Mit einem Anforderungsprofil stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bewerber:innen anhand der für die Position relevanten Fähigkeiten bewerten;

5. also anhand einer einheitlichen Liste von Prioritäten, die im Voraus festgelegt wurden. Voreingenommenheit, Vorurteile und persönliche Motive, die für eine erfolgreiche Personalbeschaffung oft Hindernisse darstellen, lassen sich damit leichter vermeiden.

Was das Anforderungsprofil umfassen sollte

Nachfolgend sehen Sie einige Bespiele für die Art von Informationen über Bewerber:innen, die für das Anforderungsprofil relevant sein können. Überlegen Sie, welche Anforderungen für die zu besetzende Stelle angemessen sind – und welche nicht! Für manche Positionen gibt es zum Beispiel rechtliche Vorgaben, etwa ein bestimmtes Ausbildungsniveau oder konkrete Qualifikationsnachweise. Wenn Sie sich zu den Anforderungen in Ihrer Branche beraten lassen möchten, wenden Sie sich gerne hier an ein Mitglied unserer Beratungsteams. Ohne das entsprechende Wissen können hier kritische Fehler passieren, gehen Sie deshalb besonders sorgsam vor.

1. Errungenschaften – z. B. Qualifikationen, Berufserfahrung, vorausgegangene Beschäftigungen

2. Soft Skills – z. B. Beziehungsaufbau, Rhetorik, Zeitmanagement

3. Stellenspezifische Fähigkeiten – z. B. Anwendung unterschiedlicher Software oder Programme, Teammanagement

4. Charaktereigenschaften – z. B. proaktives Auftreten, Geduld, Motivation, Auge fürs Detail

5. Körperliche Eignung – z. B. Körpergröße, Sehkraft (Achtung: Diese Kriterien müssen nachweislich für die Ausführung der stellenspezifischen Aufgaben erforderlich sein und dürfen keine reine Präferenz sein.)

„Wenn Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber ähnliche Ziele verfolgen, den gleichen Berufsethos haben und ihre Arbeit ähnlich erfüllend finden, werden die Arbeitnehmer:innen langfristig hohes Engagement und Loyalität zeigen.“

Claire Harvey, Geschäftsführerin von Reed

Tipps für Verfasser

• Bleiben Sie realistisch

  Es ist selten, dass Bewerber:innen wirklich alle Kriterien erfüllen. Überlegen Sie sich also im Voraus, welche Anforderungen zwingend erforderlich sind und welche Sie wünschenswert finden.

• Finden Sie Ihre fachlichen Lücken

  Besonders erfolgreiche Teams zeichnen sich dadurch aus, dass jedes Mitglied individuelle Fähigkeiten mit in die Abteilung bringt. Überlegen Sie, ob es intern Schwachstellen gibt und beschreiben Sie diese im Abschnitt der wünschenswerten Fähigkeiten.

• Überlegen Sie, wie Sie die Kriterien bewerten werden

  Können die Bewerber:innen die gewünschten Anforderungen durch einen Test nachweisen oder im Vorstellungsgespräch demonstrieren, wenn Sie sie danach fragen? Sollte Ihnen selbst kein Beispiel einfallen, wäre es unfair, dies von den Bewerber:innen zu erwarten.

• Finden Sie den richtigen Ton

  Lassen Sie das Anforderungsprofil von einer oder zwei weiteren Personen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte angemessen formuliert haben und Ihre Wortwahl keinen Anstoß erregt.

Machen Sie das Onboarding leichter

Haben Sie Ihre Wahl getroffen, gestaltet sich das Onboarding und die Einarbeitung viel einfacher, da sie dank des Anforderungsprofils wissen, welche Kriterien der neue Mitarbeitende bereits erfüllt. Wenn Sie beispielsweise ausdrücklich nach Bewerber:innen mit exzellenten EDV-Kenntnissen gesucht haben, müssen Sie später womöglich nur eine kurz Einführung in das IT-System Ihres Unternehmens geben. Auch kann Ihnen das Anforderungsprofil helfen, passende Schulungs- und Entwicklungspläne zu erstellen, wenn neue Mitarbeitende bestimmte wünschenswerte Fähigkeiten (noch) nicht besitzen.

Recruiting-Agenturen sind auf die Erstellung solcher Anforderungsprofile spezialisiert. Nehmen Sie gerne Kontakt zu einem Mitglied unseres Expertenteams auf, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie passende Bewerber:innen finden, die Ihre Geschäftsziele näher rücken lassen.

​Das Wichtigste zuerst: Was ist ein Bewerbungsschreiben eigentlich?

Das Bewerbungsschreiben begleitet Ihren Lebenslauf (und/oder das ausgefüllte Bewerbungsformular). Es kann auch in Form einer E-Mail verfasst werden, die Sie gemeinsam mit Ihrem Lebenslauf als Anhang an einen möglichen Arbeitgeber senden. Die Anforderungen an das Format sind also nicht mehr so streng wie früher. Das Anschreiben soll hervorheben, warum Sie besonders gut für die angestrebte Position geeignet wären, aber insbesondere auch zeigen, warum Sie Leidenschaft und Motivation für den Job und das Unternehmen empfinden.

Warum Sie ein Bewerbungsschreiben benötigen

Personalverantwortliche erhalten meist Hunderte von Lebensläufen für ausgeschriebene Stellen. Das Anschreiben ist Ihre Chance, sich von der Masse abzuheben. Je aussagekräftiger es formuliert wurde, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihrem Lebenslauf weitere Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Ein Bewerbungsschreiben verfassen: Einleitung und Schlussteil

Versuchen Sie, mehr über die zu besetzende Stelle herauszufinden und den Namen der Kontaktperson in Erfahrung zu bringen, an die Sie die Bewerbung richten sollen. Damit sammeln Sie sofort Bonuspunkte. Eventuell müssen Sie dafür das Recruiting-Team kontaktieren, das für die Stelle zuständig ist. Alternativ können Sie sich auf LinkedIn schlau machen. Haben Sie den Namen gefunden, sollten Sie den Brief direkt an diese Person adressieren, zum Beispiel mit „Sehr geehrte(r) Frau/Herr Maier“. Das Anschreiben endet mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrem Namen.

Wenn Sie keinen Namen in Erfahrung gebracht haben, aber die Position der zuständigen Person kennen (zum Beispiel „Personalverantwortliche:r“), sollten Sie Ihr Anschreiben mit

„Sehr geehrte Damen und Herren“ an diese adressieren und ebenfalls mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrem Namen enden.

Die Stellenbezeichnung für den Job, für den Sie sich bewerben, sollte deutlich aus dem Anschreiben hervorgehen – aus dem E-Mail-Betreff oder der Betreffzeile bzw. dem einleitenden Absatz im postalischen Bewerbungsschreiben. Weitere Einzelheiten seien an dieser Stelle nicht genannt, damit Sie sich auf das wirklich Wichtige bei der Jobsuche konzentrieren können.

Beenden Sie Ihr Anschreiben stets mit der Vorfreude auf die nächsten Schritte. Zum Beispiel: „Gerne würde ich mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch alles Weitere besprechen“ oder „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“.

Dann geht’s ans Eingemachte

Verfassen Sie für jede Bewerbung ein individuelles Anschreiben. Denn Personalverantwortliche erkennen sofort, ob Sie einen Standardtext für mehrere Bewerbungen verwendet haben. Das Anschreiben sollte ganz konkret darlegen, warum Sie sich für die genannte Stelle bewerben möchten. Gehen Sie darin näher auf Passagen in Ihrem Lebenslauf ein, die für die Stelle relevant sind, und verknüpfen Sie diese mit Ihrem persönlichen Antrieb. Sind Sie aufrichtig an dem Unternehmen und seinen Produkten interessiert oder besitzen Sie bestimmte Qualifikationen, die zum Job passen, führen Sie dies auf. Decken sich Ihre Werte mit denen des Unternehmens, sollten Sie das ebenfalls erwähnen. Wenn die ausgeschriebene Rolle der ideale nächste Schritte auf Ihrer Karriereleiter ist, erklären Sie dies. Auch wenn Sie besondere Alleinstellungsmerkmale besitzen, etwa eine persönliche Empfehlung, Erfahrung durch freiwilliges Engagement oder andere Erfahrungswerte, sollten Sie diese einsetzen. Denken Sie daran, dass es letztlich darum geht, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und Ihren eigenen Antrieb darzustellen, ohne verzweifelt zu wirken.

Wichtig ist, was relevant ist

Alles, was Sie in Ihr Anschreiben aufnehmen, sollte einen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben. Denn niemand möchte wissen, dass Sie gerne fernsehen und Fußballfan sind, es sei denn, der Job hat etwas mit TV und Fußball zu tun. Vermeiden Sie es auch, einfach nur eine ausformulierte Version Ihres Lebenslaufs zu präsentieren. Bewerbungsschreiben und Lebenslauf sollten einander wie die Teile eines Puzzles ergänzen. Nutzen Sie das Anschreiben, um näher darauf einzugehen, was in Ihrem Lebenslauf aufgelistet ist.

Die richtige Länge

Das Bewerbungsschreiben sollte übersichtlich gestaltet sein und im Idealfall nicht mehr als eine Seite und etwa 400 Wörter umfassen. Es soll die Personalverantwortlichen dazu anregen, mehr über Sie erfahren zu wollen, aber nicht alles auf einmal preisgeben.

Korrekturlesen nicht vergessen

Wenn Ihr Anschreiben voller Rechtschreib- und Grammatikfehler ist, helfen auch die besten Verkaufsargumente nichts. Viele Personalverantwortliche legen Bewerbungen mit solchen Flüchtigkeitsfehlern sofort beiseite. Achten Sie darauf, dass Ihnen das nicht passieren, insbesondere bei Bewerbungen für Jobs, in denen eine hohe Detailgenauigkeit gefragt ist. Prüfen Sie Ihr Anschreiben daher sorgfältig!

Eigene Recherche

Ein ganz wichtiger Faktor: Informieren Sie sich gründlich über das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle, bevor Sie mit Ihrer Bewerbung beginnen. Recherchieren Sie, was genau das Unternehmen macht, wer die Konkurrenten sind und welche Position es auf dem Markt hat.

Damit sammeln Sie nicht nur mehr Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf individuell an den Stil des Unternehmens anzupassen, sondern können auch demonstrieren, dass Sie sich aufrichtig für die Rolle und das Unternehmen interessieren.

Abschließende Gedanken

Ihr Lebenslauf zeigt, dass Sie grundsätzlich für die Aufgaben des Jobs geeignet sind. Ihr Bewerbungsschreiben zeigt, dass Sie die Aufgaben auch tatsächlich erfüllen werden. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Bewerbungsunterlagen dementsprechend ergänzen.

​Haben Sie mehrere Wochen damit verbracht, passende Bewerber:innen für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen zu finden, erscheint die zweite Vorstellungsrunde geradezu wie das Licht am Ende des Tunnels. Nachdem Sie in der ersten Runde alle ungeeigneten Bewerber:innen ausgeschlossen haben, bleibt Ihnen nun nur noch eine Handvoll Personen, von denen eine mit ziemlicher Sicherheit demnächst zu Ihnen stoßen wird. Die Entscheidung, wer der oder die Neue wird, fällt häufig durch ein zweites Vorstellungsgespräch.

Das zweite Vorstellungsgespräch ist eine wichtige Vergleichsmöglichkeit für Sie und Ihr Team. Die Fragen, die Sie darin stellen, sollten Ihnen aufschlussreiche Erkenntnisse über die Jobanwärter:innen liefern können. Genau wie in der ersten Runde kann entscheidend sein, welche Fragen Sie stellen, um bewerten zu können, ob Ihr Gegenüber für die Rolle geeignet ist.

Zwar gibt es für das zweite Vorstellungsgespräch kein Allgemeinrezept, dennoch sollte Ihnen unsere Auswahl an Fragen für die Bewerber:innen helfen, sich ein besseres Bild zu machen und entscheiden zu können, wen Sie einstellen möchten.

Fragen für das zweite Vorstellungsgespräch:

Welche Langzeitziele verfolgen Sie in Ihrer Karriere?

Wie Bewerber:innen auf diese Frage antworten, gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie diese sich langfristig gesehen in Ihrem Unternehmen positionieren würden. Wenn sie in ihrer Antwort direkt auf Ihr Geschäft Bezug nehmen, beabsichtigen sie wahrscheinlich, dem Unternehmen treu zu bleiben, und werden sich tatkräftig dafür einsetzen, ihre eigenen Karriereziele zu erreichen, indem sie gute Arbeit für das Unternehmen leisten. Zugleich ist diese Frage ein guter Persönlichkeitstest, denn eine ehrliche Antwort kann maßgeblich zur finalen Entscheidung für oder gegen eine:n Bewerber:in beitragen.

Sind Ihnen seit Ihrem ersten Gespräch noch Fragen zum Unternehmen oder zur Position eingefallen?

Hiermit laden Sie die Bewerber:innen dazu ein, alle Fragen zu stellen, die sie beim ersten Termin vor lauter Nervosität möglicherweise vergessen haben. Und es profitieren beide Seiten von dieser Frage: Sie als Arbeitgeber, weil Sie testen können, wie gut sich Ihr Gegenüber vorbereitet hat, und die Bewerber:innen, weil sie somit all die guten Fragen loswerden können, die ihnen wahrscheinlich erst auf dem Rückweg vom ersten Vorstellungsgespräch eingefallen sind.

Was denken Sie, welche Fähigkeiten für diese Position gefragt sind?

Hierbei geht es nicht darum, die Bewerber:innen direkt danach zu fragen, was sie zu bieten haben, sondern ihr Verständnis für die Anforderungen der Rolle und ihr kritisches Denken zu testen. Das bedeutet, sie sollten ihre Fähigkeiten darlegen, aber auch in Relation zu dem setzen, was ihrer Meinung nach für die Rolle erforderlich ist.

Inwiefern wären Sie für diese Rolle weniger geeignet?

Diese Frage zwingt die Bewerber:innen, sich mit Problemen auseinanderzusetzen und Lösungsvorschläge zu finden, wie sie berufliche Hürden überwinden würden, die ihnen in der Rolle begegnen könnten. Wie zuversichtlich sie auf diese Frage reagieren, gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie stark die Motivation der Bewerber:innen ist, Leistungen zu erbringen.

Was würden Sie in unserem Unternehmen verändern?

Mit dieser Frage geben Sie den Bewerber:innen die Chance, eine konstruktive Analyse zum Unternehmen anhand der Informationen, die sie möglicherweise vor dem Gespräch eingeholt haben, durchzuführen. Für Sie ist die Frage wiederum einen Möglichkeit, zu erleben, wie die Bewerber:innen mit eher pessimistischen Fragen umgehen und für positive Veränderungen sorgen würden. Eine gute Antwort auf diese Frage könnte zum Beispiel sein, gezieltere Schulungen durchzuführen oder mehr Verantwortung an bestimmte Teammitglieder zu übergeben.

Wie schnell könnten Sie die neue Stelle antreten?

Eine klassische, aber auch wichtige Frage, da das Onboarding neuer Mitarbeitenden mitunter administrative Höchstleistungen verlangt. Sie kann auch einfach nur als Vergleich dienen, wenn manche Bewerber:innen früher antreten können als andere. Zugleich spiegelt die Antwort auf diese Frage aber auch wider, wie verpflichtet sich Ihre Bewerber:innen gegenüber ihrer aktuellen Beschäftigung fühlen und inwiefern sie den Wechsel mit Integrität vollziehen. Denn sollten sie erwähnen, dass sie ihre derzeitige Stelle ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist verlassen wollen, sollten Sie bedenken, dass sie dies in Ihrem Unternehmen möglicherweise ebenfalls tun würden.

Letztlich entscheiden gute Fragen darüber, welche:r Bewerber:in am besten für Ihr Geschäft geeignet ist. Durch ein zweites Vorstellungsgespräch können Sie sich hoffentlich einen besseren Überblick über die Kompetenz und Fähigkeiten Ihres Gegenübers verschaffen und – das ist entscheidend – herausfinden, ob diese Person gut zu Ihrem Unternehmen passt.